Veranderingen: hoe krijg je medewerkers in beweging?

De financiële sector heeft de afgelopen jaren veel veranderingen voor haar kiezen gekregen en het eind is nog niet in zicht. Striktere wet- en regelgeving, nieuwe technologieën en moeilijke marktomstandigheden dwingen organisaties om zich aan te passen. De grootste uitdaging is om medewerkers, met hun eigen visie en ideeën en die vaak al jaren op dezelfde manier werken, mee te krijgen in deze veranderingen. Helemaal als er banen op het spel staan. Maar hoe doe je dat? Hoe zorg je ervoor dat medewerkers op het juiste tempo én in de juiste richting bewegen?

Stap 1: Inspireer

Maak de noodzaak van de verandering duidelijk. Urgentie is een drijfveer om medewerkers in beweging te krijgen, maar alleen roepen dat ‘het zo niet langer kan’ zal u geen succes brengen. Medewerkers hebben namelijk geen idee welke richting zij op moeten. Het formuleren van een visie is de eerste stap om uw strategie succesvol te implementeren (Robert Kaplan & David Norton 2008).

Een visie geeft een ambitieus beeld van wat een organisatie wil zijn. Uw visie inspireert medewerkers over de richting van de verandering. ‘The Golden Circle’ van Simon Sinek is een goede methode om een visie op te stellen. Dit model gaat uit van drie niveaus: wat je doet, hoe je het doet en waarom je het doet. Dat laatste blijft vaak onderbelicht. Sinek stelt dat succes daarom vaak uitblijft. ProMinded gebruikt de ‘why’ om een visie op te stellen die inspireert, eenvoudig te begrijpen en realistisch is. Vooral dit laatste is belangrijk om medewerkers te motiveren.

Stap 2: Concretiseer

Veranderingen zijn ‘eng’ voor medewerkers vanwege de onzekerheid die veranderingen doorgaans met zich meebrengen. De behoefte aan veiligheid en zekerheid uit de Maslov-piramide komt in het geding. Het is daarom belangrijk om in veranderprocessen onzekerheden zoveel mogelijk weg te nemen. Dit kunt u doen door het opstellen van een concreet veranderplan, waarin alle stappen van het veranderproces nauwkeurig zijn vastgelegd.

Het ProMinded veranderplan vertaalt uw strategische doelstellingen naar een zo SMART mogelijk operationeel niveau. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Ons plan maakt veranderingen behapbaar door deze in fases, projecten en activiteiten op te knippen. Vooral als veranderingen ingrijpend en abstract zijn, helpt het medewerkers om zich voor te stellen hoe de organisatie van A naar B komt. Bovendien toont het aan dat er uitvoerig is nagedacht over de aanpak.　Hiermee kan de organisatie een deel van de onzekerheid wegnemen.

Stap 3: Organiseer

De praktijk bewijst dat de kans op succes groter is als er aandacht aan projecten en activiteiten wordt gegeven. Aandacht door management én medewerkers is een belangrijke succesfactor bij het realiseren van veranderingen. Cruciaal is dat het management keuzes maakt.

Organisaties kunnen niet alles tegelijk doen. ProMinded kwantificeert de initiatieven zodat het management de projecten en activiteiten die de grootste bijdrage leveren, kan prioriteren. Daarnaast helpt het inrichten van een veranderteam met strikte governance om deze aandacht te kunnen geven. ProMinded zoekt altijd de juiste medewerkers, structuren en systemen om verhindering te voorkomen. Een ‘dedicated’ veranderteam helpt het management om de juiste aandacht te geven door het verzorgen van rapportages en het voorbereiden van besluitvorming. Belangrijk hierbij is dat het management eigenaar is en zich ook eigenaar voelt van de verandering.

Stap 4: Communiceer

De kracht van communiceren is herhaling. Door een consistente boodschap via verschillende kanalen te zenden komt de visie in de genen van de medewerkers te zitten. Communicatie is ook nodig om draagvlak voor de veranderingen te creëren.

ProMinded is altijd transparant over de veranderingen, de noodzaak en de impact ervan, zodat er vertrouwen en commitment worden opgebouwd in de organisatie. Wij maken het zo concreet mogelijk. Medewerkers willen namelijk vooral weten wat de invloed is op hun werksituatie (what’s in it for me?). Met een stakeholder-analyse brengen wij in kaart welke medewerkers geraakt worden door de verandering en wat de zorgen van deze (groepen) medewerkers zijn. Op basis daarvan bepalen wij de juiste communicatiestrategie en stellen we de middelen per doelgroep vast. Door periodieke feedback weet je wat er speelt onder medewerkers en kun je de communicatie hier op aanpassen.

Stap 5: Realiseer

Realisatie begint bij het betrekken van de medewerkers bij de uitvoering. Medewerkers zijn hierdoor eerder geneigd zich verantwoordelijk te voelen voor de veranderingen. Maak daarnaast korte termijn resultaten zo snel mogelijk bekend in de organisatie. Erken op zichtbare wijze de medewerkers die dit hebben gerealiseerd en stimuleer de succesvolle ‘veranderaars’ om hun collega’s bij de projecten en activiteiten te betrekken.

ProMinded werkt altijd samen met de medewerkers van de organisatie. Enerzijds om veranderingen in gang te zetten, anderzijds om deze te borgen. Wij versterken het veranderproces door consistent te zijn. Van begin tot eind blijven wij strikt rapporteren via de governance, zoals vastgelegd in het ProMinded veranderplan. Zo geeft u verandering de juiste aandacht en krijgt u uw mensen op de juiste manier én in de juiste richting in beweging.

ProMinded is al jaren succesvol met haar verandermethodiek, die is ontwikkeld op basis van kennis en ervaring uit de praktijk. Alle acht succesfactoren uit het model van Kotter (Leading Change (1996), Harvard Business School Press) komen hierin terug. Meer weten over het in beweging krijgen van organisaties? Neem dan contact op met ProMinded partner Linda Leenders via 06 - 222 707 73 of [email protected].