Samen met ProMinded het roer recht houden

Programmamanager: ploegleider in een bergetappe


Steeds vaker kiezen financiële instellingen ervoor om omvangrijke veranderingen door te voeren via een programma. Eén van de kritische succesfactoren in alle programma’s is teamontwikkeling. Het Tuckman model, dat de stadia van teamontwikkeling beschrijft, openbaart zich altijd in de praktijk. Volgens Tuckman is het doorlopen van alle fasen noodzakelijk om als team uit te groeien tot een optimaal functionerende groep. Dit betekent dat een team nooit goed zal presteren zolang ze geen gezamenlijke conflicten hebben doorgemaakt en geen gedragsnormen hebben vastgesteld. 

Auteur Ivan Kroon (associate consultant bij ProMinded): “Tijdens je studie heb je van die lessen die je voor altijd bijblijven. De les over het Tuckman model, de stadia van teamontwikkeling, was er zo één voor mij. Het blijft me verwonderen dat z‘n curve zich in de praktijk altijd weer openbaart.“ Lees hieronder verder over de toepassing van dit model in veranderprogramma’s.

 

Vijf fases van teamontwikkeling

Tuckman onderscheidt 5 fasen in de ontwikkeling van teams: 

  1. Forming: Teamleden oriënteren zich, zoeken vertrouwen en er is behoefte aan richting en duidelijkheid. 

  2. Storming: Het vertrouwen neemt toe en teamleden spreken persoonlijke verwachtingen uit, conflicten in (Belbin) rollen en wijze van samenwerking openbaren zich.

  3. Norming: In deze fase wordt de vertaalslag gemaakt van het individuele belang naar de doelmatigheid van het team. De groepscohesie stijgt.

  4. Performing: Het team werkt nu als een echte eenheid en meer autonoom. Het team is bekwaam, taakbewust en presteert optimaal.

  5. Adjourning: Deze fase is later toegevoegd en omvat het moment waarop (tussentijds) afscheid wordt genomen. Een moment waarop het motivatieniveau voortijdig kan dalen. Afscheid brengt in die zin ook onzekerheid met zich mee. Vaak is dit ook een trigger om de curve weer versneld opnieuw te doorlopen. 

Het model is met name zichtbaar op relatief kleine (sub)groepen (3 tot 12 personen). In de beginfasen hebben sociaal-emotionele taken de overhand, in de laatste fasen de meer taakgerichte taken.

 

Uitdagingen in de praktijk

Als programmamanager is de wens om direct ‘meters te maken’ om de oorspronkelijk bedachte planning te halen vaak sterk aanwezig. Groepsprocessen per team verlopen echter cyclisch en het is niet altijd even duidelijk wanneer een team zich van één stadium naar een ander beweegt. Bovendien worden deze stadia in de praktijk niet altijd strikt na elkaar doorlopen. 

Regelmatig lopen de Norming- en Storming fase door elkaar. Een Norming fase kan ook leiden tot een hernieuwde Storming fase. Ook komt het voor dat teams halverwege blijven steken en de Performance fase niet bereiken. Ze ontwikkelen dan gedragsregels en afspraken die contraproductief zijn. Dit kan betekenen dat veranderingen gewenst zijn of individuen eerder afscheid nemen of in rol wisselen. Veranderingen in het team of de omgeving leiden ook weer tot nieuwe dynamiek waardoor stadia opnieuw moeten worden doorlopen.  

En dat is soms best lastig. De programmamanager moet in staat zijn om, met de juiste stijl en technieken, faciliterend te zijn en ervoor zorgen dat de beweging van de ene naar het andere stadium ‘conform planning’ verloopt. Dit betekent dat gaandeweg het traject ook de omslag moet worden gemaakt van een sturend naar een meer participerende stijl. In de onderstaande weergave is het Tuckman model gevisualiseerd aan de hand van een praktijkvoorbeeld. Het betreft hier een veranderprogramma met 7 tracks:

Een bergetappe in de Tour

De ontwikkeling van teams in een programma is te vergelijken met een bergetappe in de Tour de France. Er is een gepland tijdschema van aankomst. Track 1 is de ‘kopgroep’ van de etappe. Dit team presteert conform planning en is autonoom in staat om taken en verantwoordelijkheden uit te voeren. Het ‘peloton’ van 3 tracks volgt op behapbare afstand en is met een duwtje in de rug ook snel in staat om in de performance modus te komen. 

Echter, de 3 tracks met ‘sprinters’ hebben moeite met het steile parcours in de bergen. Deze teams bewegen langzamer en hebben meer aandacht nodig om de finish binnen de gestelde tijdslimiet te halen. De situatie bepaalt welke maatregel hier het meest effectief is. De teamsamenstelling kan niet optimaal zijn, de opdracht is niet helder of er is behoefte aan een ervaren knecht die deze groep op sleeptouw neemt. Het is de taak van de programmamanager om de juiste maatregelen te nemen.


Succesvol de eindstreep halen

Het Tuckman model geeft genoeg handvaten om teamontwikkeling stadia te herkennen. Als programmamanager is het de kunst om ontwikkelingen in teams tijdig te signaleren en op het juiste moment een ‘bidon’ aan te reiken, zodat de ‘hongerklop’ later niet alsnog toeslaat. Alleen wanneer je alle teams in de juiste positie weet te houden haal je succesvol de eindstreep.

 

ProMinded implementeert al jaren succesvol omvangrijke programma’s. Meer weten over hoe wij u kunnen helpen bij het implementeren van veranderingen? Neem dan contact met ons op.

 

De specialist op dit gebied is: