Slagkracht door denken én doen

Teams succesvol aansturen op afstand


Vorige week werd tijdens de persconferentie van premier Rutte duidelijk dat thuiswerken voorlopig de norm blijft. De impact van het thuiswerken is voor veel werknemers en werkgevers groot. Hoe zit dat voor managers? Het op afstand aansturen van een team, dat ook nog eens verspreid over het land aan het werk is, vormt een uitdaging. Hoe kunnen leidinggevenden zorgen dat het team doelstellingen behaalt en daarnaast ook gemotiveerd en betrokken blijft?

Rob van der Laan, associate partner bij ProMinded, heeft op basis van zijn ervaringen als interim manager tijdens de coronacrisis, vier tips op een rij gezet.

Formuleer dagelijkse doelstellingen

Thuiswerken betekent dat managers, meer dan voorheen, moeten delegeren en medewerkers meer autonomie moeten geven. Dat betekent vaak meer verantwoordelijkheid voor de teamleden. Iedereen is in zo’n situatie gebaat bij duidelijkheid over de taken en verantwoordelijkheden. Het vaststellen van dagelijkse doelstellingen, gekoppeld aan concrete resultaten, kan helpen om de situatie voor iedereen overzichtelijk te houden. Managers doen er daarnaast goed aan om een omgeving te creëren waarin het stellen van een hulpvraag eenvoudig is en ook veilig aanvoelt.

Wees alert op signalen

Het is op afstand lastiger om (non-verbale) signalen af te lezen dan in een ‘live’ gesprek. Dergelijke signalen spelen echter wel een belangrijke rol in de communicatie. In een e-mail, chat- of whatsappbericht, ligt de focus al snel op de inhoud. Een plotseling sombere gezichtsuitdrukking of juist energieke stem van de gesprekspartner blijft onopgemerkt. Het oppikken van non-verbale signalen is eenvoudiger tijdens een videogesprek of telefonisch. Zo is het persoonlijk (kort) in- en uitchecken bij vergaderingen al een simpele methodiek om even ‘sfeer te proeven’ bij de deelnemers. Voor managers is het verstandig een weloverwogen keuze te maken bij het selecteren en afwisselen van de communicatiekanalen, zodat non-verbale signalen niet onopgemerkt blijven.

Creëer een platform voor persoonlijke verhalen

Het dagelijkse praatje bij de koffieautomaat of het delen van leuke anekdotes tijdens de lunch, is vanuit een thuiswerkkantoor ineens een stuk lastiger. Toch zijn dit waardevolle aspecten van de dagelijkse werkroutine, ook vanuit het thuiskantoor. Als leidinggevende is het daarom van belang om, naast het inhoudelijke gedeelte, ook een platform te creëren voor persoonlijke verhalen. Dat kan één-op-één, maar ook gezamenlijk. Een dagstart of dagafsluiting met 5 tot 10 minuten ruimte om ook niet-werkgerelateerde zaken te bespreken, creëert ademruime en zorgt ervoor dat de binding in het team ook op afstand blijft bestaan.

Durf te ontspannen

Thuiswerken vervaagt de grenzen tussen werk en privé. Een manager is vaak een eerste aanspreekpunt. Dit kan zorgen voor een grote stroom aan verzoeken en vragen. Maak binnen het team daarom goede afspraken over bereikbaarheid. Een gedeelde agenda kan daarbij helpen. Zo kan iedereen, dus ook een manager, de deur van het thuiskantoor aan het einde van de dag achter zich dichttrekken en de boel (voor even) de boel laten. Tijd voor ontspanning!

De specialist op dit gebied is: Rob van der Laan   rob.vanderlaan@prominded.nl   0299-323070